AGILE as an Organizational Change Agent

Σύμφωνα με τον golden circle του Simon Sinek,  στην ζωή μας απαντούμε σε 3 ερωτήσεις: WHY, HOW, WHAT. To WHY είναι ο λόγος για τον οποίο κάποιος κάνει κάτι (project ή operations). Το WHAT είναι το τι τελικά παράγεις (παραδοτέο / deliverable). Τέλος το HOW είναι το πώς παράγεις τα παραδοτέα (project management).

To Agile αποτελείται από πολλές επιμέρους μεθοδολογίες όπως: AUP, TDD, DSDM, Kanban, EssUP, OpenUP, Pragmatic Programming, Adaptive Software Development, FDD, Agile Modeling, XP, Crystal, Lean,SCRUM, MSF, κλπ. Η SCRUM όμως είναι η πιο ευρέως χρησιμοποιούμενη και είναι η ποιο απλή ιδέα στον πλανήτη για το πώς να κάνεις manage οτιδήποτε: «βρες τι πρέπει να κάνεις και κάντο γρήγορα (fast delivery!)». Οι μικροί κύκλοι στους οποίους δημιουργούμε παραδοτέα (deliverables) στην SCRUM, έχουν διάρκεια από 1 έως 4 βδομάδες και ονομάζονται Iterations ή Sprints.

Όσοι οργανισμοί ξεκινάνε να υλοποιούν Agile, στην αρχή νομίζουν θα καταργήσουν το παραδοσιακό Project Management. Όμως το SCRUM και το Project Management είναι συμπληρωματικά. Το project management ασχολείται κυρίως με το τι θα παραδώσουμε, τα χρονοδιαγράμματα, το κόστος (scope, time, cost, quality). Αντίθετα το SCRUM ασχολείται κυρίως με το πώς θα γίνει η παραγωγή των παραδοτέων (how) σε ημερήσια, εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση (μέσα στα iterations/sprints δηλαδή).

Οι περισσότερες εταιρείες που ξεκινούν με την SCRUM εστιάζουν στο delivery (παραδοτέα στο τέλος του κάθε sprint) γιατί θεωρούν ότι η SCRUM έχει να κάνει με το “project delivery”. Αλλά τελικά το SCRUM έχει να κάνει με την “διαχείριση της αλλαγής” (change management). Και ένας καλός SCRUM coach μπορεί να προετοιμάσει την εταιρεία για αποδοχή των “on-going changes” που παραδίδει σε τακτά χρονικά διαστήματα (sprints) η SCRUM. Με τη σωστή εκπαίδευση και καθοδήγηση οι εταιρείες επιταχύνουν την παραγωγή των παραδοτέων. Δεν είναι τυχαίο ότι το τελευταίο βιβλίο του Jeff Sutherland (co–author της SCRUM) που κυκλοφόρησε στις 30.9.2014 τιτλοφορείται: «SCRUM: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time».

Αυτοί οι λόγοι πιθανώς να οδήγησαν τον Stephen Denning, συγγραφέα των «The Leaders Guide to Radical Management» και «The Leader’s Guide to Storytelling» να δηλώσει: «Εάν υπήρχε βραβείο Nobel για το Management, αυτό θα έπρεπε να δοθεί στους Jeff Sutherland, Ken Schwaber, και Mike Cohn για την συνεισφορά τους στην ανακάλυψη της SCRUM!»

Σε αντίθεση με τον παραδοσιακό τρόπο λειτουργίας των εταιρειών που βασίζονται στο αναλυτικό planning, η SCRUM διαχειρίζεται τα requirements με εξαιρετικά ευέλικτο και διαδραστικό τρόπο. Ουσιαστικά βασίζεται σε μια παλιά πασίγνωστη τακτική: «Πως τρως έναν Ελέφαντα; Μια μπουκιά τη φορά!». Η SCRUM βασίζεται σε 3 πυλώνες: 1) Transparency (Διαφάνεια), 2) Inspection (Επιθεώρηση) και 3) Adaptation (Προσαρμογή)

Στην SCRUM λέμε ότι η “η διαφάνεια έχει ουδέτερη αξία”. Αυτό που έχει τεράστια αξία είναι το τι κάνεις για αυτά που αποκαλύπτει η διαφάνεια. Για παράδειγμα, στο τέλος ενός sprint (sprint retrospective), ανακαλύπτουμε ότι κάτι δεν πήγε καλά με μια τεχνολογία που χρησιμοποιήσαμε. Αυτό από μόνο του δεν προσθέτει αξία. Προσθήκη αξίας γίνεται όταν συζητήσουμε το πώς θα βελτιώσουμε στο μέλλον την χρήση της τεχνολογίας. Η συνεχής και συνεπής εφαρμογή της SCRUM βοηθάει τους οργανισμούς να γίνουν “the best product development and management organization in its market”.

Πολλές όμως εταιρείες παραπαίουν όταν η SCRUM ακουμπάει θέματα όπως η κουλτούρα, η στρατηγική, το management και αποφασίζουν να τροποποιήσουν την SCRUM ή το χειρότερο να αγνοήσουν αυτά που αποκαλύπτει η SCRUM.

H SCRUM μοιάζει με έναν καθρέπτη μπροστά τον οποίο καθόμαστε γυμνοί με όλα τα φώτα ανάμενα. Όταν ρωτήσουμε τους εαυτούς μας «Πως καταντήσαμε έτσι τελικά;;;», ο καθρέπτης δεν λέει ψέματα, απλώς δείχνει το AS IS. Όμως ο καθρέπτης δεν προσθέτει αξία. Αυτό που προσθέτει αξία είναι το πώς θα επιλέξουμε να αντιμετωπίσουμε αυτά που δείχνει ο καθρέπτης και δεν μας ικανοποιούν. Η χειρότερη προσέγγιση πάντως είναι να κρύψουμε τον καθρέπτη… Και όμως πολλές εταιρείες επιλέγουν να κρύβουν τον «καθρέπτη» θεωρώντας ότι έτσι αντιμετωπίζουν τα προβλήματα που έβγαλε στην επιφάνεια η SCRUM.

Άραγε πότε τελειώνει η υλοποίηση αλλαγών σε έναν οργανισμό με την SCRUM; Η απάντηση είναι εξαιρετικά απλή: το “continuous improvement” δεν τελειώνει ποτέ!!!

Έτσι, η απάντηση της ερώτησης «τι κάνει ο SCRUM Master σε έναν οργανισμό» είναι εξαιρετικά απλή: “O SCRUM Master είναι change agent και βοηθάει στην βελτίωση του οργανισμού». 

Από τον Γιώτη Θεοφάνη MSc, Ph.D. C., PMP, PMI-ACP, CTT+, PRINCE2 Practitioner, CSM, CSP Ο Θεοφάνης Γιώτης (MSc, Ph.D. C., PMP, PMI-ACP, CTT+, PRINCE2 Practitioner, CSM, CSP) διοικεί έργα και προγράμματα έργων στην περιοχή EMEA από το 1987. Είναι Agile Coach, Εισηγητής, Σύμβουλος, Συγγραφέας, Εκπαιδευτής, Επιχειρηματίας και senior Project/Program Manager. Είναι Διευθύνων Σύμβουλος της ITEC-CONSULTING (12PM Consulting) από το 1988, και πρώτος Πρόεδρος του Greek Chapter of Project Management Institute (PMI-GREECE) 2004-2014. Διδάσκει ICT, Project, Program και Portfolio Management σε μεταπτυχιακό επίπεδο σε 4 πανεπιστήμια.